• Gestion du programme d´appui à la publication (PAP) : élaboration des conventions PAP et suivi administratif en lien avec les éditeurs.
• Activités de secrétariat diverses (téléphone, suivi de l’agenda, demande de chauffeurs, actualisation des contacts, contact avec certains fournisseurs, élaboration des listes d’invités aux cocktails)
• Courrier : (rédaction des lettres de réponse à des lettres et des invitations dirigées à l’Ambassadeur, le Conseiller de Coopération et d´Action Culturelle et l’Attaché culturel ; enregistrement du courrier : arrivée et de départ dans le logiciel Archifal ; communication avec la Valise diplomatique pour l’envoi et la réception du courrier ou du matériel)
• Assister l’Attaché culturel et la Chargée de mission dans la rédaction de documents (discours, mails, courriers, notes, traductions)
• Traduction et révision du français à l’espagnol de différents documents (discours, mails, fiche des artistes, cartelera …)
• Réservation, démarches administratives et suivi des billets d’avions et d’hôtels pour les invités du service.
• Organisation logistique des missions au Mexique et en France de l’Attaché culturel et de la Chargée de mission
• Suivi des dépenses des missions et des frais de représentation de l’Attaché culturel et de la Chargée de mission
• Transmission des documents à la comptabilité.
• Actualiser l’Agenda IFAL avec la programmation de nos événements.
• Interlocuteur avec les musées et institutions culturelles pour la demande de visites des missionnaires ou invités français.
• Gestion des matériels et fournitures de bureau
• Vérifier le bon fonctionnement des équipements (téléphones, photocopieuse, imprimantes…)
• Gestion des archives

Matthieu Boyce, Attaché culturel – matthieu.boyce@ifal.mx et à Gabriel Rosales, Secrétaire général adjoint, gabriel.rosales@ifal.mx

Prise de fonction: à partir du 1er mars