• Offre d'emploi
    16 juillet

    Assistant-e administratif-ve de coopération culturelle

    Candidature jusqu'au 16 juillet

    Poste d'Assistante-e administratif-ve de coopération culturelle

    Caractéristiques du poste

    Rémunération basée sur le Groupe 5 échelon 1 de la grille de l’IFAL

    Temps de travail : 39 heures par semaine du lundi au vendredi.

    Lieu de travail : Ambassade de France au Mexique – au sein de l’IFAL

    CDD d’un an renouvelable 

    Qualifications et connaissances

    Connaissance approfondie de la langue française et espagnole, écrite et parlée

    Bonnes capacités rédactionnelles

    Bonne maîtrise de l’informatique et des logiciels de bureautique : Pack Office, Outlook, Drive

    Connaissances en gestion budgétaire et administrative

    Connaissance des institutions dans le milieu culturel français et mexicain 

    Prérequis indispensables

    Sens de l’organisation, méthodes de travail et autonomie

    Sens du travail en équipe et très bon relationnel

    Grande capacité d’adaptation et flexibilité

    Grande disponibilité et proactivité

    Désir d’apprendre et de progresser 

    Activités

    Activités de secrétariat diverses : téléphone, suivi de l’agenda, demande des services des chauffeurs, actualisation des contacts, contact avec les fournisseurs, certains prestataires extérieurs (musées, institutions culturelles, entre autres), et autres services de l’IFAL, élaboration des listes de diffusion et d’invités, gestion des impressions et des documents administratifs.

    Courrier : rédaction des lettres d’invitation ou des courriers de réponse à des invitations dirigés à l’Ambassadrice, le Conseiller de Coopération et d’Action Culturelle et l’Attaché culturel ; enregistrement de documents administratif dans le logiciel Archifal ; communication avec la Valise diplomatique pour l’envoi et la réception du courrier ou du matériel

    Suivi du programme des missionnaires

    Assister le service dans la rédaction de documents (mails, courriers, notes, traductions, etc.) -

    Traduction et révision du français à l’espagnol de différents documents (discours, mails, programmes de missions, cartelera, etc.)

    Organisation logistique des missions au Mexique et en France du service et des invités (démarches administratives, suivi des billets d’avions et d’hôtels, entre autres)

    Suivi des dépenses des missions et des frais de représentation du service et tenue d’un tableau de suivi des projets en cours

    Gestion administrative : transmission de documents, échange d’informations, gestion et suivi des dossiers en lien avec la comptabilité et le secrétariat général.

    Actualisation de l’Agenda du service et de l’IFAL

    Gestion du matériel et fournitures de bureau

    Gestion des archives sur Archifal et participation au rangement et enregistrement des dossiers sur le réseau en coopération avec le service 

    Poste à pourvoir le 1er août 2025 Candidature avec CV, carte de motivation et visa à envoyer avant le 16 juillet à Eva Kientz, chargée de mission culturelle (cultura@ifal.mx), à Andrea Caldas, secrétaire générale (andrea.caldas@ifal.mx ), Pauline DELOMEZ, secrétaire générale adjointe (pauline.delomez@ifal.mx ), Ana Andrade, responsable des ressources humaines (ana.andrade@ifal.mx) et Alicia Crivello, assistante du conseiller culturel (alicia.crivello@ifal.mx).  

    Oferta completa en:

    https://drive.google.com/file/d/11vGD-nNVJ4MMTk9y_17Tr0dNYBt-yR6C/view?usp=sharing