Poste d'Assistante-e administratif-ve de coopération culturelle

Caractéristiques du poste

Rémunération basée sur le Groupe 5 échelon 1 de la grille de l’IFAL

Temps de travail : 39 heures par semaine du lundi au vendredi.

Lieu de travail : Ambassade de France au Mexique – au sein de l’IFAL

CDD d’un an renouvelable 

Qualifications et connaissances

Connaissance approfondie de la langue française et espagnole, écrite et parlée

Bonnes capacités rédactionnelles

Bonne maîtrise de l’informatique et des logiciels de bureautique : Pack Office, Outlook, Drive

Connaissances en gestion budgétaire et administrative

Connaissance des institutions dans le milieu culturel français et mexicain 

Prérequis indispensables

Sens de l’organisation, méthodes de travail et autonomie

Sens du travail en équipe et très bon relationnel

Grande capacité d’adaptation et flexibilité

Grande disponibilité et proactivité

Désir d’apprendre et de progresser 

Activités

Activités de secrétariat diverses : téléphone, suivi de l’agenda, demande des services des chauffeurs, actualisation des contacts, contact avec les fournisseurs, certains prestataires extérieurs (musées, institutions culturelles, entre autres), et autres services de l’IFAL, élaboration des listes de diffusion et d’invités, gestion des impressions et des documents administratifs.

Courrier : rédaction des lettres d’invitation ou des courriers de réponse à des invitations dirigés à l’Ambassadrice, le Conseiller de Coopération et d’Action Culturelle et l’Attaché culturel ; enregistrement de documents administratif dans le logiciel Archifal ; communication avec la Valise diplomatique pour l’envoi et la réception du courrier ou du matériel

Suivi du programme des missionnaires

Assister le service dans la rédaction de documents (mails, courriers, notes, traductions, etc.) -

Traduction et révision du français à l’espagnol de différents documents (discours, mails, programmes de missions, cartelera, etc.)

Organisation logistique des missions au Mexique et en France du service et des invités (démarches administratives, suivi des billets d’avions et d’hôtels, entre autres)

Suivi des dépenses des missions et des frais de représentation du service et tenue d’un tableau de suivi des projets en cours

Gestion administrative : transmission de documents, échange d’informations, gestion et suivi des dossiers en lien avec la comptabilité et le secrétariat général.

Actualisation de l’Agenda du service et de l’IFAL

Gestion du matériel et fournitures de bureau

Gestion des archives sur Archifal et participation au rangement et enregistrement des dossiers sur le réseau en coopération avec le service 

Poste à pourvoir le 1er août 2025 Candidature avec CV, carte de motivation et visa à envoyer avant le 16 juillet à Eva Kientz, chargée de mission culturelle (cultura@ifal.mx), à Andrea Caldas, secrétaire générale (andrea.caldas@ifal.mx ), Pauline DELOMEZ, secrétaire générale adjointe (pauline.delomez@ifal.mx ), Ana Andrade, responsable des ressources humaines (ana.andrade@ifal.mx) et Alicia Crivello, assistante du conseiller culturel (alicia.crivello@ifal.mx).  

Oferta completa en:

https://drive.google.com/file/d/11vGD-nNVJ4MMTk9y_17Tr0dNYBt-yR6C/view?usp=sharing