Offre d'emploi - Assistant(e) administratif/ve de coopération culturelle

Caractéristiques:

- Rémunération basée sur le Groupe 5 échelon 1 de la grille du SCAC-IFAL

- Temps de travail : 39 heures par semaine du lundi au vendredi.

- Lieu de travail : Ambassade de France au Mexique – au sein du SCAC-IFAL

- CDD d’un an renouvelable.

- Permis de travail mexicain obligatoire.

Qualifications et connaissances:

- Connaissance approfondie de la langue française et espagnole, écrite et parlée

- Bonnes capacités rédactionnelles 

- Bonne maîtrise de l’informatique et des logiciels de bureautique : Pack Office, Outlook 

- Connaissances approfondies de gestion budgétaire et administrative 

- Connaissance des institutions dans le milieu culturel français et mexicain

Prérequis indispensables :

- Sens de l’organisation, méthodes de travail et autonomie

- Sens du travail en équipe et très bon relationnel

- Grande disponibilité (travail en soirée ou weekend de manière ponctuelle faisant objet de récupérations.)

- Désir d’apprendre et de progresser

Activités:

- Activités de secrétariat diverses (téléphone, suivi de l’agenda, demande de chauffeurs, actualisation des contacts, contact avec les fournisseurs, élaboration des listes d’invités aux cocktails), gestion des impressions et des documents administratifs

- Courrier : rédaction des lettres de réponse à des lettres et des invitations dirigées à l’Ambassadrice, le Conseiller de Coopération et d´Action Culturelle et l’Attaché culturel ; enregistrement de documents administratif dans le logiciel Archifal ; communication avec la Valise diplomatique pour l’envoi et la réception du courrier ou du matériel

- Assister l’Attaché culturel et la Chargée de mission dans la rédaction de documents (discours, mails, courriers, notes, traductions)

- Traduction et révision du français à l’espagnol de différents documents (discours, mails, fiche des artistes, cartelera …)

- Réservation, démarches administratives et suivi des billets d’avions et d’hôtels pour les invités du service.

- Organisation logistique des missions au Mexique et en France de l’Attaché culturel et de la Chargée de mission

- Suivi des dépenses des missions et des frais de représentation de l’Attaché culturel et de la Chargée de mission

- Transmission des documents à la comptabilité.

- Actualisation de l’Agenda IFAL avec la programmation des événements du service

- Interlocuteur avec les musées et institutions culturelles pour la demande de visites des missionnaires ou invités français.

- Gestion du matériel et fournitures de bureau

- Vérification du bon fonctionnement des équipements (téléphones, photocopieuse, imprimantes…)

- Gestion des archives

Actuellement le service culturel du Service de coopération et d’Action culturelle (SCAC) est composé de 3 personnes, outre l’Assistant(e) adminitratif/ve : l’Attaché Culturel, la Chargée de mission culturelle, et le Chargé de coopération culturelle à Monterrey

Poste à pourvoir le 15 juillet 2024 Candidature à envoyer avant le 30 juin à Matthieu Boyce, Attaché culturel (cultura@ifal.mx) 

Offre téléchargeable

https://drive.google.com/file/d/1FLZCKX1tXEK7vgMokqoTtveLs1F_6JyF/view?usp=sharing